Slik starter du et møte på best mulig måte

Blog-Post-Image-1100x720-01

Godt begynt er halvt fullendt! Dette ordtaket er også sant når det gjelder møter. Starten på et godt møte kan planlegges så man får satt ord på og iscenesatt både formål, format og innhold.

Uansett hvilken møtetype du utformer, er det alltid en god regel å involvere deltakerne, og særlig er det en god måte å starte møtet på. Det kan gi deltakerne den rette stemningen og innstillingen som skal ligge til grunn for den arbeidsformen man ønsker skal gjelde for hele møtet.

Her er 3 møtetyper og 3 alternative måter å starte møtet på:

1 – STRATEGI- OG PLANLEGGINGSMØTET

På strategi- og planleggingsmøtet skal det tas større beslutninger enn vanlig. Det skal tenkes store tanker, men det skal også være handlekraft og målrettethet. Det skal tas beslutninger, prioriteres og oppnås enighet.

Start møtet etter metoden Success Spotting

Success Spotting innebærer at vi verdsetter det som virker, det vi gjør bra i dag og det som gir oss energi i hverdagen. Ut fra det skal vi skape drømmen om fremtiden, som et positivt kompass som kan gi handlingene våre retning.

Blog-Post-Image-1100x720-02Tid: minimum 2 x 7 min. + 10 min. til oppsummering

Antall personer: 4 eller flere

Slik gjør du:

Metoden er bygget opp rundt drømmen, utformingen og gjennomføringen. Bruk metoden til å utforske de beste erfaringene og opplevelsene i organisasjonen:

  • Drømmen: Start med å sette opp visjoner for fremtiden med utgangspunkt i suksessene.
  • Utformingen: Klargjør visjonene (og det realistiske i dem) ved å undersøke hvordan de kan oppnås. Hva kan gjøre veien enklere? Hvilke hindringer finnes? Hvordan kommer dere over hindrene?
  • Gjennomføringen: Få tingene til å skje

Metoden kan brukes i forbindelse med mange forskjellige temaer – til å forbedre service, til å arbeide med den enkeltes profesjonelle utvikling, til å skape bedre forhold og samarbeid i en avdeling osv. På den måten er metoden et opplagt verktøy for ledere, men den kan også brukes av medarbeidere i en lang rekke sammenhenger.

Eksempel: En bedrift har valgt å sette fokus på sitt interne samarbeid. Medarbeiderne synes samarbeidet kunne vært bedre, og de husker en tid da alle gledet seg litt mer til å gå på jobb og en tid da de snakket mer sammen. De har kommet inn i en dårlig spiral, der alle fokuserer på alt det de ikke får gjort – og på de feilene som blir gjort.

2 – IDÉMYLDRINGS- OG INNOVASJONSMØTET

Idémyldrings- og innovasjonsmøtet er noe helt eget. Her skal det finnes nye ideer, aktiviteter og løsninger til for eksempel produktutvikling, konseptutvikling og markedsføringskampanjer. Dere skal tenke utenfor boksen og våge å gå nye veier.

Start møtet med metoden: Ut av boksen

Formålet med metoden «Ut av boksen» er å knytte bånd mellom deltakerne og samtidig å øve seg på å tenke kreativt. Det er en svært lærerik øvelse, som til syvende og sist viser hvor vanskelig det er å få nye ideer.

Blog-Post-Image-1100x720-03

Tid: 5 til 10 minutter

Antall deltakere: 2 til 100 personer (egner seg best til gruppestørrelse)

Slik gjør du:

  • Gå sammen i par
  • Se grundig på hverandre og observer hvordan den andre er kledd, hvordan hårsveisen er osv.
  • Be parene stille seg med ryggen til hverandre.
  • Begge parter skal nå forandre 5 ting ved sitt eget utseende (det er som regel temmelig enkelt).
  • Så skal de snu seg mot hverandre igjen og fortelle om de kan se hva som er forandret hos den andre.
  • Deretter skal de igjen stille seg med ryggen til hverandre – og nå endre 10 ting til (det er som regel bare mulig hvis man begynner å ta ting fra andre par eller i rommet – alt er tillatt).

Tips:

Du kan variere antall ting som skal endres så mye du vil, men poenget er at det skal bli skikkelig vanskelig. Målet er å tvinge deltakerne til å sprenge rammene for den konvensjonelle tankegangen. Hvis det blir for vanskelig å gjette hva den andre har endret, må de fortelle hverandre hva de har gjort. Det primære målet med øvelsen er ikke å leke gjetteleken, men å tvinge deltakerne til hele tiden å få nye ideer. Du kan også be deltakerne endre på hverandres utseende. Husk bare at det kan være vanskelig – og at det også kan bli for intimt for noen.

Blog-Post-Image-1100x720-04

Radisson Blu Scandinavia Hotel i København har rikelig med plass til å samle deltakere på flere måter, som egner seg godt til øvelser med bevegelse.

3 – NETTVERKS- OG GRUPPEUTVIKLINGSMØTET

Nettverk og gruppeutvikling handler om å skape relasjoner og å styrke samholdet. Her er det involvering som gjelder – jo mer involvering, desto bedre. Det primære fokus skal være den gode stemningen og lysten til å snakke sammen på kryss og tvers.

Start møtet med metoden: Sudden Survey

Formålet med metoden Sudden Survey er å få deltakerne til å snakke sammen og å skape bevegelse og energi. Deretter etablere og tilpasse forventninger, erfaringer og holdninger rundt innhold.

Metoden får deltakerne til å samarbeide allerede fra møtets begynnelse. De samler seg om å utforske forskjellige relevante emner og spørsmål. Dette kan gjøre det lettere for både deltakerne og tilretteleggeren å spore seg inn på hverandre – dessuten er det mulig å relatere viktige emner til møtet.

Metoden er skapt av Thiagi, men er her beskrevet.

Tid: 30 til 50 minutter

Antall deltakere: 8 til 200 personer (egner seg best til gruppestørrelse)

Materialer: Flippover og penner, klokke og ur, eventuelt kort til å lage grupper

Slik gjør du:

  • Lag fire relevante spørsmål eller emner som passer til møtets innhold og deltakere (for eksempel forventninger, erfaringer, forandringer).
  • Be deltakerne organisere seg i fire grupper (hvis det er mange deltakere, vil flere grupper arbeide med de samme spørsmålene eller emnene).
  • Hver gruppe får så tildelt ett emne eller spørsmål
  • Be deltakerne samle inn bidrag til det spørsmålet eller emnet de har fått tildelt, fra alle de øvrige gruppene, inkludert deres egne gruppemedlemmer.
  • Forklar følgende plan og skriv den på en plansje (antall minutter kan justeres opp):
  1. 3 minutter til planlegging av hvordan innsamlingen av svar skal foregå
  2. 5 minutter til å samle inn svar fra flest mulige deltakere
  3. 3 minutter til å analysere alle de innsamlede svarene
  • Be gruppene starte med å legge en plan – gi 1 minutts varsel før slutt
  • Fortell at de har 5 minutter til å samle inn svar på spørsmålet deres – gi 1 minutts varsel før slutt
  • Be alle gå tilbake til sin egen gruppe for å dele de innsamlede svarene
  • Gi dem en flippover og be dem lage en oppsummering av sluttresultatet – gi 1 minutts varsel før slutt
  • Velg en tilfeldig gruppe og be dem starte med å presentere sin «analyse» – hver gruppe har 1 minutt til å presentere «analysen»
  • Debrief – diskuter resultatene med deltakerne

 

Artikkelen er skrevet i samarbeid med Ann Hansen, møtedesigner, tilrettelegger og konsulent, concept+competence.

Fortell oss hva du mener


+ 5 = eight