Skap en ønsket stemning på møtet ditt!

Møtets fysiske organisering er møtets kroppsspråk. Det fysiske uttrykket og virkemidlene skal designes så de speiler tema, formål og budskap. Og rammen skal kunne støtte og styrke målene for møtet ditt. Det finnes mange muligheter, men her er 3 designprinsipper du kan vurdere å ta med i betraktningen når du planlegger et møte.

1 – Bryt forventningene

Vår opplevelse av et møte avhenger ikke alltid av kvaliteten på selve møtet, men i like høy grad av om det møtte forventningene våre. Det er mange muligheter for å bryte forventningene. Det kan gjøres allerede ved måten du inviterer til møtet på. For eksempel kan en fysisk invitasjon signalisere mye mer enn en e-post.

Du kan også bryte forventningen ved å velge et utradisjonelt sted for møtet ditt, eller ved å holde møtet eller deler av møtet et annet sted enn i det opplagte møtelokalet, som for eksempel på parkeringsplassen.

Radisson Blu Hotel Papirfabrikken i Silkeborg er et godt forslag til noen utradisjonelle rammer. Det gamle industribygget er totalrenovert og bygget om til et moderne, komfortabelt firestjerners hotell, og de tidligere papirmaskin-fasilitetene rommer nå forretningsmøter i vakre og historiske rammer. Fra hotellet har du også en fantastisk utsikt over det største innsjøområdet i Danmark: Silkeborgsøerne.

Create_a_desired_mood_in_your_meeting_image_2

Til det lille møtet eller den spesielle begivenheten er Tower Suite på det over 100 år gamle Radisson Blu Strand Hotel i Stockholm verdt en vurdering. Suiten har 360 graders utsikt over Stockholm og en herlig terrasse med fantastisk utsikt over den gamle bydelen. I tårnet ligger det gjemt en tidskapsel fra 2012, da hotellet feiret 100 år. Kapselen skal ikke åpnes før i 2112.

Create_a_desired_mood_in_your_meeting_image_3

I praksis kan det være vanskelig å overgå forventningene hver gang. Hva gjør du f.eks. hvis dere var på en skikkelig god restaurant i fjor? Løsningen er ofte å overraske deltagerne ved å gi dem noe de ikke hadde forventet.  Noe som er godt på en helt annen måte.  La dem for eksempel delta i en kokke-workshop i stedet.

2 – Multifunksjonalitet

Det fysiske oppsettet skal imøtekomme mange funksjoner. Deltagerne skal både kunne nettverke, sitte så de kan se hverandre, og gå ut på gulvet og snakke med hverandre. Deltagerne skal kanskje også skape noe sammen. Skal møtet handle om strategi eller å få nye innovative ideer, må det være plass til å tegne modeller og la store tanker og ideer få fly fritt gjennom lokalet.

Et stort lokale er ofte å foretrekke over et plenum- eller grupperom. Det skaper samhold og samler energi, og det er mer effektivt å ha et stort lokale der multifunksjonalitet er tenkt inn i lokalet.

Radisson Blu Plaza Hotel i Oslo er det mange muligheter for fleksible møtelokaler med gode muligheter til å inkludere multifunksjonalitet. Hotellet er med sine 117 meter Nord-Europas høyeste hotell og Norges høyeste bygning, med en enestående utsikt.

Create_a_desired_mood_in_your_meeting_image_4

3 – Tema og identitet

Ved å kombinere det valgte møtetemaet og virksomhetens eget brand kan du skape en følelse av identitet for møtedeltagerne. Når du får deltagerne til å føle seg ”hjemme” og fornemme den virksomheten, organisasjonen eller foreningen som holder møtet, føler de seg godt tilpass, trygge og motiverte.

Det kan gjøres med farger, logo eller objekter som er gjenkjennelige for deltagerne, både i virkemidlene og i rommet.

 

Denne artikkelen er et utdrag av Radisson Blu’s inspirasjonsprogram

Radisson Blus inspirasjonsprogram for møte- og arrangementsplanleggere er et interaktivt, nettbasert e-postkurs i 4 moduler med lenker til inspirerende videoer og relevant faglig innhold. Over 2000 møte- og arrangementsplanleggere har deltatt i programmet, og tilbakemeldingen er klar: Programmet har utgjort en positiv forskjell for 97 % av deltagerne. Målet med programmet er å styrke deg i arbeidet med å skape og planlegge det optimale møtet eller det perfekte arrangementet. Les mer her

Fortell oss hva du mener


+ eight = 15