Nye teknologier og gadgets

Teknologi og gadgets på møter kan gjøre møtet mer effektivt, morsomt og annerledes. Hvis dere vil bruke teknologi og gadgets, er det viktig at dere bruker det med omtanke. Ofte ender den nyeste teknologien opp med å bli en unødvendig forstyrrelse som stjeler deltakernes oppmerksomhet, i stedet for et verktøy som fremmer møtets formål.

Avklarende spørsmål

Dere kan jo starte med å spørre dere selv:

Hva er målet med å bruke teknologien? Hvis den primære grunnen er at alle andre f.eks. har en møteapp, og dere ikke vil virke gammeldagse, skal dere vurdere om det er verdt pengene. Men hvis målet er å kunne engasjere deltakerne på nye måter eller dokumentere møtets resultater på en bedre måte, er det sikkert en god idé.

Hvilken teknologi egner seg best til å nå våre mål? Det kommer nye teknologier på banen hele tiden, og det kan gjøre det vanskelig å få oversikten. På den andre siden er det ingen grunn til å begrense seg til en enkelt mulighet. Møteapper har lenge vært det nye svarte, men det finnes andre veier. Hva med bruk av roboter og sosiale medier?

Er det verdt arbeidet og pengene? Mange teknologier er dyre i bruk og krever omfattende forarbeid, så vurder nøye om dere virkelig trenger det, eller om dere like gjerne kan gjøre noe annet. Trenger man for eksempel en møteapp for å gjennomføre en avstemning eller stille spørsmål til talerne? På den andre siden kan god bruk av teknologi øke verdien av møtetiden deres markant. F.eks. kan en møteapp gi dere masse verdifulle data.

Nyttige teknologier

Her er noen eksempler på nyttige teknologier:

Møteapper. Det finnes en mengde møteapper på markedet. De kan typisk brukes til å håndtere møteprogram, deltakerliste og praktisk informasjon. Dessuten kan de som regel brukes til å arrangere avstemninger, stille spørsmål til talerne, ta notater og få deltakerne til å utveksle visittkort. Mange apper har også andre tilbud som kan være både morsomme og nyttige. Ofte er de enkleste appene de beste. Hvis dere velger å bruke en møteapp, må dere huske at alle skal kunne være på nett – samtidig. Noen kjøper en totalløsning med lukket nettverk for å beskytte data og være sikre på at det virker. Noen leverandører deler også ut enheter, som iPad, til alle deltakerne.

Radisson Blu One Touch App samler all informasjon om møtet på ett sted og gir både møteplanleggere og deltakere en rekke fordeler. Se mer

Cocreation-verktøy. Det finnes en lang rekke programvarer som kan hjelpe møtedeltakerne med å skape ideer og kunnskap sammen. De fleste møteapper har dette tilbudet, men det finnes også mange gratis eller billige verktøy på nett.

Catchboxen er en mikrofon som er pakket inn i en skumgummiterning, noe som gjør det mulig å kaste den rundt. Catchboxen er en morsom gimmick som kan gi annerledes interaksjon med deltakerne.

Telepresence-roboter. I takt med globaliseringen er det blitt mer og mer vanlig å arrangere hybridmøter, der deltakerne på møtet ikke er fysisk til stede. De følger i stedet møtet fra et annet land eller en annen by. Til dette formålet er det utviklet såkalte telepresence-roboter, som i prinsippet er en iPad på hjul. Roboten kan styres fra en datamaskin et annet sted, og gjør det mulig for fjerndeltakere å kjøre rundt på møtet og prate med de andre deltakerne i pauser og breakouts.

Go-pro-kameraer er kameraer som for eksempel kan monteres på en deltakers hode, så man kan filme møtet fra et deltakerperspektiv. Filmen kan brukes som dokumentasjon i etterkant, men kan også streames på nett til møtedeltakere som ikke er fysisk til stede på møtet.

Fremtidens teknologier

Det finnes en lang rekke spennende teknologier vi kan regne med vil gjøre sitt inntog på møtene våre i løpet av kort tid.

Droner kan gjøre det mulig å filme og observere møtet fra helt nye vinkler. Inntil videre er det en masse uavklarte spørsmål rundt sikkerhet og overvåkning, men mange aktører arbeider med å finne løsninger. F.eks. ble Super Bowl dekket fra luften ved hjelp av droner.

Wearables er teknologi som er lagt inn i f.eks. klær, kaffekopper og møtemapper, og som brukes til å samle inn data om deltakernes adferd. Kunnskap om deltakernes adferd og preferanser er avgjørende for å kunne evaluere møtene og lage best mulig møter i fremtiden.

Virtual Reality er spådd som den helt store nye teknologien i årene som kommer. Teknologien har eksistert lenge, men det er først nå pris og kvalitet gjør mainstreambruk mulig. Forestill deg produkter eller faglige presentasjoner gjennomført ved hjelp av Virtual Reality-teknologi.

Av Bo Krüger, møtedesigner, tilrettelegger, foredragsholder og forfatter, Moving Minds

Fortell oss hva du mener


+ two = 3