MPI-konferanse på Scandinavia endte i snøballkrig

400 internasjonale deltakere var med på de utradisjonelle påfunnene under konferansen, som kulminerte i en forrykende “snøballkrig” med sammenkrøllede papirark som deltakerne først hadde skrevet ned korte, bransjerelevante spørsmål eller synspunkter på. Deretter samlet man inn et par tilfeldige “snøballer” og diskuterte livlig de aktuelle temaene i mindre grupper.

Det var ikke mange som hadde opplevd noe lignende tidligere. De siste årene hadde flere og flere deltakere i Meeting Professionals International (MPI) European Meeting and Events Conference (EMEC) faktisk gitt uttrykk for at møtene var lovlig tradisjonelle i formen.

Det ble det til de grader endret på i februar da det danske “chapter” av MPI var vertskap for 2016-utgaven av konferansen.

Nå skulle vi vise dem hva vi kan!

Formann for vertskomiteen, Helle Svaneborg fra Dansk Lægemiddel Information A/S, hadde sammen med sine styrekolleger fra MPI Denmark allerede før 2015-konferansen i Krakow bestemt at de skulle gi alt dersom Danmark ble tildelt vertskapet i 2016. Hun forteller:

– Ideen med vertskapet var å ta et oppgjør med de tradisjonelle møteformene. Ved å gjennomføre konferansen etter de danske Meetovation-prinsippene, kunne EMEC-konferansen bli en enorm demonstrasjon av hvor markant forskjellig vi kan skape en engasjerende og inspirerende konferanse. Det lyktes over all forventning.

Meetovation er et konsept som er utviklet av VisitDenmark under mottoet «No more boring meetings!». Hovedprinsippene, som alle ble brukt under EMEC, er: Kreativ utnyttelse av de fysiske fasilitetene – Aktiv involvering av deltakerne – Ansvarlig og bærekraftig miljø med sunn og energigivende bevertning – Lokal forankring – Avkastning på investeringen (Return on Investment) når det gjelder møteformål og måling av resultatene.

Overdrivelse fremmer forståelsen

Konferansen ble avviklet med fokus på prinsippet “overdrivelse fremmer forståelsen”. Det summet og sydet, det ble lekt og sunget og spilt, men alt sammen på en måte som underbygget både læring og nettverksbygging.

– Selvfølgelig behøver ikke alle konferanser å være slik – man må tilpasse møteformen etter deltakerne. Men her ble det gjort klinkende klart for alle de 400 deltakerne fra den profesjonelle møte- og arrangementsbransjen i Europa og USA at man selv med små virkemidler kan gjøre arrangementet mye mer spennende, sier Helle Svaneborg.

De skulle ta med seg noe hjem

Karin Krogh, Nyt Potentiale og President, MPI Denmark Chapter, var med i vertskomiteen og bl.a. ansvarlig for det faglige innholdet på konferansen. Hun sier:

– Målet var at folk skulle ta med seg noe hjem. Noe de kunne bruke i sitt eget arbeid og sin egen kamp mot middelmådige og kjedelige møter. Først og fremst ville vi inspirere til å høyne nivået i møte- og arrangementsbransjen.

Uformelt – og effektivt

Radisson Blu Hotel Scandinavia i København stod for fasilitetene og rommene til EMEC 2016. Den store konferanseetasjen ble totalt ommøblert, og folk ble overrasket da de kom inn i møtelokalene og så at de tradisjonelle stolrekkene var erstattet av sofagrupper, benker med lammeskinn, kafébord osv. Den uformelle stemningen ble satt umiddelbart.

Det skal være fornuftig

– Rammene må selvfølgelig være i orden, men innholdet er alltid det viktigste, tilføyer Karin Krogh. – Rammer og form uten en kobling til innholdet duger ikke. Hvorfor står det en sekkestol der? Det må være fornuftig – og det var det her!

Skal man tørre å utfordre seg selv og samarbeidspartnerne sine?

Helle Svaneborg og Karin Krogh svarer begge med et rungende JA! Her var også hotellet og alle øvrige involverte parter begeistret over å ha blitt utfordret. Å skape noe nytt og annerledes ga et enestående samhold.

At målene ble nådd viser den påfølgende evalueringen. 97 % syntes det var den mest engasjerende EMEC-konferansen noensinne, 98 % mener at København er en god konferansedestinasjon, og 90 % sier at Meetovation-formen økte avkastningen på investeringen ved å delta.

Av Lars Blicher-Hansen

Fortell oss hva du mener