Hvem skal delta på møtet?

Sitting meeting delegates in office area with city view

Å finne de riktige møtedeltakerne er som å finne skuespillere til en Hollywood-film: Manuset kan være fantastisk, men hvis feil mennesker deltar, blir det ikke bra.

Først når du vet formålet med møtet, vet du hvem som må delta for at dere skal nå målet. Hvis dere f.eks. skal treffe beslutninger, er det viktig at de som har mandat til å ta beslutninger deltar. Hvis dere skal finne innovative ideer, er det viktig at det deltar noen som kan tenke utenfor boksen. Noen deltakere behøver kanskje ikke å bidra på møtet, men bare føle seg motiverte og inspirerte når de går derfra.

People at a round table having a meeting

Møtedeltakerne må velges med omhu. Ingen bør delta hvis det ikke er en god grunn til at de er der. Det er dyrt, og det er meningsløst. Vi har det alle travelt og vil helst ikke bruke tid på møter som vi ikke skjønner hvorfor vi må delta på.

Når du avgjør hvem som skal delta, kan du vurdere om noen av følgende elementer er viktige for deg:

Beslutningskraft

Deltar de personene som kan bidra til at dere kan treffe kvalifiserte beslutninger og raskt sette dem ut i livet?

Kunnskap

Er det personer med nødvendige kunnskaper til stede i rommet? Det kan gjelde fagkunnskap, relevante erfaringer eller kunnskap om spesielle målgrupper eller interessenter, f.eks. kunden eller forbrukeren.

Two business men shaking hands after a meeting

Mangfold

Er det en fordel at deltakerne er like og snakker samme språk, eller får dere mer igjen for det hvis de er forskjellige? Undersøkelser viser at grupper som består av ulike mennesker får flere innovative ideer, spesielt hvis du sørger for at det er deltakere av begge kjønn og med forskjellig utdanning og kulturbakgrunn.

Humørspredere

Psykologisk forskning viser at i grupper hvor det er god stemning, skapes det flere resultater, flere kreative ideer og bedre relasjoner. Du kan vurdere om du skal invitere deltakere som kan bidra til en god stemning, og ikke invitere folk som kan ødelegge stemningen.

Young people different cultures and nationalities at a meeting

Eierskap

Er det noen som må delta fordi det er viktig at de tar eierskap over det som skapes på møtet? De fleste mennesker liker best beslutninger som de selv har vært med på å treffe. Det er ofte langt vanskeligere å få dem til å ta eierskap over beslutninger, ideer, strategier osv. som er besluttet på et møte de ikke selv har deltatt på.

Relasjoner

Ingenting overgår det fysiske møtet mellom mennesker. Vurder om det er noen som bør delta fordi de har glede av å styrke sine innbyrdes relasjoner. I mange organisasjoner er geografisk skille eller adskilte arbeidsområder til hinder for å kunne samarbeide til daglig. Kan møtet endre på dette?

Fortell oss hva du mener